KSeF dla urzędów i JST — obsługa faktur

Cyfryzacja administracji

Krajowy System e-Faktur (KSeF) dla urzędów

Centralna platforma teleinformatyczna administracji publicznej umożliwiająca wystawianie, przesyłanie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML.

W przypadku urzędów, jednostek samorządu terytorialnego, szkół, instytucji kultury czy spółek komunalnych oznacza to konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych.

Poznaj możliwości integracji

Automatyzacja procesów

Integracja systemów urzędowych z KSeF

W jednostkach administracji publicznej faktury zakupowe trafiają do systemu poprzez KSeF, a następnie są przetwarzane w systemach finansowo-księgowych oraz systemach obiegu dokumentów.

Firma Nanocom oferuje rozwiązania informatyczne automatyzujące proces odbioru, obiegu i księgowania dokumentów.

Automatyczny odbiór faktur z KSeF poprzez API
Import faktur w formacie XML
Wizualizacja faktury w czytelnej formie
Przekazanie dokumentu do odpowiedniego wydziału lub jednostki organizacyjnej
Obsługa pełnego obiegu faktury – od odbioru do zaksięgowania i zapłaty

Dedykowane systemy do obsługi e-faktur

Obsługa e-faktur w systemie KBiP

Aplikacja Księgowość Budżetowa i Planowanie (KBiP) od wersji 2026.0.0.1xx.1xx umożliwia obsługę faktur ustrukturyzowanych.

Wczytywanie faktur z pliku XML
Automatyczne pobieranie faktur z API KSeF
Automatyczne uzupełnianie danych księgowych
Integracja z systemami budżetowymi jednostki

Proces: Logowanie → Przegląd i wizualizacja → Wprowadzenie do systemu (ręcznie lub automat XML).

Aplikacja Rejestr KSeF

Dedykowana aplikacja umożliwiająca zautomatyzowany odbiór faktur z systemu KSeF oraz ich dystrybucję w urzędzie.

Pobieranie faktur przez API z systematyczną wizualizacją
Automatyczna zmiana statusu dokumentów
Synchronizacja z finansowo-księgowymi
Przypisanie do wydziału na podstawie idWew, nr umowy

Możliwość zwrotu dokumentu wraz z informacją o przyczynie odrzucenia.

Elektroniczny obieg i opis faktur

System w pełni wspiera elektroniczny obieg dokumentów finansowych w urzędzie.

Bez systemu UmowyFV:

Faktura jest opisywana ręcznie, a następnie przekazywana do działu księgowości w tradycyjnej formie.

Z systemem UmowyFV:

Elektroniczne opisanie faktury
Automatyczne zadekretowanie dokumentu
Wydruk opisu faktury
Przesłanie dokumentu PDF do podpisu elektronicznego

Jeżeli w fakturze z KSeF znajduje się numer umowy, system przeprowadza opis automatycznie.

Księgowanie w systemie budżetowym

Faktury pobrane z KSeF mogą być księgowane na podstawie wizualizacji dokumentu lub automatycznie pobranego pliku XML.

Podczas księgowania system automatycznie podpowiada podstawowe dane:

Numer faktury
Dane kontrahenta

Daty dokumentu
Opis operacji

Operator uzupełnia szczegóły:

Klasyfikację budżetową, kwoty księgowe oraz ostateczne konta księgowe z zakładowego planu kont.

Korzyści z wdrożenia KSeF

Automatyzacja procesów

Odbiór i przetwarzanie faktur odbywa się automatycznie bez ręcznego przepisywania danych z dokumentów papierowych.

Oszczędność czasu

System znacząco skraca czas obsługi dokumentów finansowych na każdym etapie księgowania.

Eliminacja błędów

Bezpośredni import danych z ustrukturyzowanego pliku XML radykalnie ogranicza ryzyko ludzkich pomyłek.

Sprawny obieg dokumentów

Faktury trafiają natychmiast, bezpośrednio do właściwego wydziału lub osoby odpowiedzialnej merytorycznie w urzędzie.

Integracja z systemami

Płynna i przetestowana współpraca z systemami księgowymi, budżetowymi oraz systemami obiegu dokumentów (EZD).

Zgodność z przepisami

Rozwiązanie na bieżąco zapewnia zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów dotyczącymi e-Faktur.

Gotowi na zmiany

Rozwiązania KSeF od Nanocom

Dostarczamy kompleksowe rozwiązania informatyczne dla administracji publicznej, umożliwiające bezproblemową integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.

Integracja systemów księgowych z KSeF
Wdrożenie aplikacji Rejestr KSeF oraz automatyzacja obiegu faktur
Szkolenia dla pracowników i wsparcie techniczne

Przygotuj swój urząd do KSeF